第23届世界力学家大会会务工作总结交流会于2012年9月21 - 23日在三亚举行。专职副秘书长杨亚政，秘书处主任汤亚南，副主任刘俊丽，秘书处工作人员鲍惠兰、陈杰、郭亮、胡漫、刘虹、刘希国、卢建明、任季荪、陶彩军、闻玲、周冬冬等出席了会议。会议由汤亚南主任主持。

首先，汤亚南主任对本次大会情况进行简要总结。世界力学家大会是力学界水平最高、最具影响力的国际盛会，被誉为“力学奥林匹克”。第23届世界力学家大会在北京举行，是“力学奥林匹克”近百年来首次落户中国。秘书处全体员工分工合作，会议组织工作得到了大会组委会和参会代表的一致好评。她希望各组成员总结经验，畅所欲言，提出在以后工作中需要配合或改进的问题。

随后，各组成员根据各自负责的工作展开交流与讨论。

会场协调组（陈杰、郭亮）：（1）本次会议的PPT采用了网络推送的模式，技术比较先进，报告人到会情况一目了然。但由于前期会议日程调整较多，多次进行了人工复核修改推送安排，以后使用时可以提前做好标准样式，待日程定稿后再确定推送安排，减少重复工作。（2）会议安排了专人摄像，但是人数有限，部分分会场还需要工作人员自行拍摄，由于器材和经验有限，所摄照片质量有待提高，建议秘书处组织一次摄影培训，提升工作人员的摄影水平。

财务注册组（周冬冬、刘虹、卢建明）：（1）会议注册系统的功能需要扩展：财务收款和复核的痕迹无法直接导出，需要人工核对；由于会议项目较多，代表多次付费，系统不能很方便地标识，增加财务人工核对工作；收款后不能自动出具收据，需要人工回复邮件等。（2）会议系统因未提前关闭，部分代表临时付款，增加了现场注册时的对账工作，建议以后的会议能提前公布系统关闭日期，逾期可现场注册缴费。（3）注册台提前制作了会议注册信息表，参会代表现场注册缴费时直接勾选对应项目，节省了注册登记时间，也方便财务对账，将来财务组将进一步优化表格，减少一些非必要的注册信息。

餐饮交通组（刘俊丽、闻玲）：由于参会人数较多，同时用餐容易造成座位拥挤，以后会议中可以考虑提前通知，建议代表错峰就餐。

墙报展览组（胡漫、刘希国、陶彩军）：本次会议墙报交流数量较多，且交流时间较为集中，部分热点墙报前人流拥堵，建议以后的会议布展时，增加墙报展架之间的间距，方便代表交流。

编辑排版组（鲍惠兰、任季荪）：会议编排了程序册和摘要集，虽然文章数目较多，但仍然按时保质完成了编排任务。由于部分代表通过邮件不断更新文章内容，希望以后的会议能请代表按时通过会议系统提交最终版，以免邮件遗漏造成失误。

听了各组分享的经验和问题后，大家纷纷出谋划策，为今后更好地开展工作做准备。

杨亚政副秘书长对学会秘书处此次的会务工作给予充分肯定。他宣读了学会理事长胡海岩院士致秘书处的感谢信，鼓励秘书处及时总结本次总结交流会的内容，以更加饱满的热情备战2013年的第13届断裂力学国际会议（ICF13）。

会议结束后，秘书组组织了团建拓展活动。为发扬刻苦耐劳的优良作风和爱岗敬业、团结友爱的精神，特别组织了热带天堂森林公园徒步登峰活动。虽然天气炎热，但大家不畏艰难，奋勇攀登，互相鼓励，互相帮助，展现了团结互助、积极进取的精神。部分同事克服恐高心理登上主峰，俯瞰天下第一湾，感受国家海岸之美。团建活动不仅锻炼了身体，强化了意志，又增加了同事之间的沟通与交流，工作压力得到了尽情的释放，为今后更好的工作注入动力和活力。